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教你如何选择OA系统,小心走入误区

应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区,这里我列举了十大有代表性的误区,供广大用户借鉴。

误区一:自己开发

自己开发OA更能够满足自身要求,还可以随时升级、维护,可控性强,能避免上当受骗,但实际上呢?

首先,OA系统已经涉及到越来越多的学科技术,包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等,是一个需要综合各种人才的团队工程,一个或者几个普通程序员已经很难做好。

其次,单位内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆,不能够真正实现提升管理水平的目的;

再次,频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用,延长融合期;

最后,开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本,不可控因素很多,综合费用最低也要几万元,很多都要数十万元,显然得不偿失。

因此除了个别特大型企业和敏感性单位,建议普通企业不必自己开发。

误区二:功能越全越好

只要你肯付钱,软件的功能是可以无限扩充的,但这是你必需的么?

首先,容易造成功能闲置,系统空洞;

其次,功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦;

再次,功能多一点,价格多一片,一次性投入太大

最后,服务成本直线上升,隐形风险增大,甚至使应用半途而废。

选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力,如果以适用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

其实,就OA的功能来说,无论是联想、用友、合强、红帆还是不知名的小公司, 80%的内容都是相同的,只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10%,价格至少会增加100%-300%,经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。

需要注意的是,为满足中小企业客户“小而全”的特点,有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块,这些模块往往是“看起来很美”,并不能代替专业的管理软件,只能做最简单的记录和备份工作

误区三:价格越贵越好

选择的OA系统越贵,可能发生的问题就越少?

首先,判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格,而是看它是否适合自己; 其次, 价格越高,投入越大,负担越重,风险越高;

再次,选择价格昂贵的名牌产品,其实是在替厂家支付广告费;

最后,产品可能没有产品化,开发商还是按照项目在做,没有成本优势。

我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元,而销售人员居然连它的功能都说不清楚,在线试用了一下,简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛,别迷信“一分价钱一分货”,小心被奸商砸着

对中小型单位而言,我认为万元左右的OA系统性价比最高,因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如极品的OA,除满足日常办公需求外,还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理,同时具有易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点,而价格仅为6980元,这些特点很适合中小型单位。

误区四:价格越低越好

价格低固然是好事,但是如果低到4000元以下就值得怀疑了,这里面是否有猫腻?

首先,质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的,还有是个人离职后从原来的企业里带出来的,产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障;

其次,隐性成本。有的软件看起来便宜,但是有用户数限制,比如某OA软件报价5800元,但是只支持20个初始用户,另外每增加10个人需付2000元,这样50个人的单位就得11800元,还有比这个更高的用户费呢。

最后,服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务,即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的,软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用,不然用户利益得不到有效的保障,服务费就成了一个无底洞。

记住,过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务,是对客户的不负责任。

还有很多原因导致产品低于正常价格销售,比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等,这就要求用户不能贪图便宜,最终损害了自己的利益。

误区五:系统越透明、开放、越自由越好

网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么?

开放必须是相对的,如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件,就很容易造成泄密,给企业带来不可估量的损失。

为解决开放和保密的矛盾,好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置,这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全,管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限,只有具有相应权限的人才能够看到这些资料,其他人则看不到,极品的OA权限管理就可以满足到这种需求。

误区六:系统应该完全符合单位的办公模式

如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统,那么我要问:这样的系统价值在哪里?

首先,软件必须要体现它自身的思想和特点,因为这是软件的作用所在,价值体现;

其次,OA系统不是将传统办公搬到网上,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,体现了新的办公方式;

再次,OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益,使之产生抵触心理

因为OA系统是对旧模式的改造,所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突,必然有融合期,这就要求单位能够积极创新,勇于变革,从观念和行动上除旧纳新。

所以应该选择那些具有先进的管理思想,能够产生推动作用OA产品,而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单,也要主动的去适应软件,因为推动管理进步是应用软件的最终目的。

为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流,化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。

误区七:大企业开发的一定好

大企业开发的不一定好,即使好又真的适合你么?

首先,术业有专攻,大企业能做强某个软件或者硬件,却不一定能做好OA,因为它们是不同的概念

其次,大企业开发的OA系统价格惊人,往往是普通OA的数倍甚至数十倍; 功能呢是大同小异。

再次,OA系统的开发技术和理念日渐成熟,很多公司都开发出了优秀的OA软件;

最后,大企业开发的OA系统更适合大企业来用,因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色,包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用,因为他们对中小企业理解更直接,更深刻。

 

误区八:选一个OA软件来彻底改善管理

单位管理混乱,能通过一个软件来解决问题么?

首先,管理混乱是因为没有规范的流程,而规范的流程需要人来制定,然后借助OA系统来让流程得到有效的执行;

其次,OA是一个工具,不具有主观能动性,管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成;

再次,OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量,将人从低端工作中解放出来处理核心事务。

所以,过低或过高的看待OA的作用都是不正确的,只有提高整个单位的人员素质,特别是领导者素质,才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA,OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。

误区九:一步到位,一劳永逸

一步到位就能一劳永逸么?

首先,企业发展不会一步到位,人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中;

其次,产品发展不会一步到位,应用技术、功能模块、管理理念日新月异,必须时刻更新;

再次,社会发展不会一步到位,社会进步突飞猛进,要么创新,要么淘汰。

任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要,不可能一步到位,一劳永逸。软件没有最好,只有更好,只有保持不断的改进,才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候,应该选择那些易于扩充升级的。

误区十:好的OA系统并不需要什么服务

服务既费钱又麻烦,找个完善的OA来省却诸多烦心事?

首先,买软件只是第一步,真正的工作在于应用,这是个长期的过程,没有可靠的服务是不可能做好的;

其次,OA系统发展迅速,拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会;

再次,单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。

其实从长远看,软件商的服务更专业,并且风险和成本更低,现在很多著名大企业都将IT服务外包,说明还是值得去做的。

总结

选择OA有5大标准,那就是理念先进,功能适用,使用方便,服务到位,价格合理。其中最重要的一点就是“适用”,买软件之前一定先问问自己,才决定购买

我为什么要用OA?

我用OA主要解决哪方面的问题?

我准备用这套OA解决几年内的问题?

我主要用OA的哪些功能?

哪些人、多少人要用OA?

我能承受什么价格的OA……

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