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协同OA办公软件

概述  
    协同OA突破了原有OA仅仅是企业办公的一种工具的约束,随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进协同OA越来越表现为是一种有思想、有模式的懂管理的软件。处在知识经济时代的我们通过观察不难发现目前市场上主流的协同OA变革的不仅仅是技术,更多的是将最新的管理思想、管理理念植入其中,使企业在面对外部环境的易变性与复杂性时,突破以往传统的严格的部门分工,打破企业在高速发展过程中呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势受时间、地域、部门之间的限制所带来的信息孤岛,从而提升企业的整体竞争力和前进速度。

协同OA设计理念及管理思想

  协同OA是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上,结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。它以动态组织为行为主体,以工作流为传导模型,以任务为处理模型,将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来,从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。
  组织价值在于“使用有限资源创造最大化价值”,现代组织的典型代表是企业,企业创造价值是通过三个层次进行体现的,即战略、战术与执行。战略,是领导意志的体现;战术,是管理方式的体现;执行,是操作能力的体现。任何战略和战术意图最终都是通过执行来实现的,但在战略决定战术、战术决定执行的同时,执行也反过来影响战术、进而影响战略。但遗憾的是,在企业的实际运行中,常常出现的情况是:因为执行环节上出现问题,而最终使战略意图变得面目全非。
  协同OA将执行中的三个要点:执行者、目标与过程管控,通过动态组织、工作流和任务三者,将执行相关的各种信息和应用紧密集成在一起,并用权变组织、网状沟通、关联结构和控制反馈四个管理模型实现各个执行体之间的融会贯通和统一管理,从而为企业提供实现人力资源、资金资源、产品资源、客户资源、知识资源的高度整合和统一的工具,帮助企业逐步走向虚拟管理、敏捷办事和互动沟通的高级形态。
  协同OA是因为协同办公软件是在OA的基础上并超越OA,所以我们常叫协同OA,平常也常叫协同办公,协同办公软件,协同办公平台。
  协同办公是利用网络、计算机、信息化,而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一块软件,给办公人员提供方便、快捷、降低成本,提高效率的一款管理软件。
  协同办公平台实际上是协同应用软件的开发平台和运行支撑平台,同时为协同应用提供协同工具和协同引擎服务。协同办公平台必须具备以下的三个基础功能:
  首先,协同办公平台首先是一个沟通平台。这里的沟通并不限于团队的信息传达或者通讯,协同全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。
  其次,协同办公平台是管理和协作的平台。协同办公平台必须能够实现团队协作,比如,项目管理、流程管理、事务管理等等。这样才能做到随需应变,动态适应,实现柔性管理。
  再者,协同办公平台是知识中心和应用运行支持平台。人和行为的协同就要以人为中心重新组织应用、数据、信息和知识。
  从某种程度上说,协同办公平台就是每个团队成员的随身的办公室。同时,在此平台之上还要能够部署一些应用,如人事管理、ERP系统等,开发各种协同化的应用——也就是具备协同特征的各类应用软件。
  要实现前述协同办公平台必备的功能,就必需满足以下几个要求,也就是协同的基本特征:协同办公平台要支持完全的移动性,实现可以利用目前可以使用的一切网络资源;系统必须能实现跨地域、跨组织、跨系统、跨网络的互通性,实现相互独立的不同应用系统可以自然融合;必须具备动态适应能力,一种柔性管理能力,并且能够实现与刚性管理相结合。
  OA 如果在协同平台上开发,并且在协同运行平台上运行或者嵌入了协同引擎,当然可以成为协同化应用——协同OA,但它和作为协同应用开发和运行平台的协同办公平台却是明显地处在不同的层次。
  协同办公是网上办公的高级阶段。在电子政务为公众服务的业务中,各部门将自己的业务通过互联网来向公众服务,这被称为网上办公。
  将各部门的公众服务业务简单地汇集在政府统一的网站并不困难,虽然公众可以利用这一网站来递交服务请求,前提是用户必须要清楚什么事情由哪一部门办理。这个阶段只能称作网上办公的初级阶段。
  为克服部门导向的网上办公给用户带来的不便,网上办公需要提升到高级阶段,即协同办公阶段。协同办公的网上公众服务应有如下特点:
  ①目录采用应用导向而非部门导向。公众能通过自己的应用政务服务需求经由政府统一网站入口,自动导向政府办事入口,不再需要事先了解政府各部门的职能;
  ②需要多部门共同协办,用户申请后系统自动驱动多部门办理,不需用户分别对口驱动,各部门协同工作的业务自动完成;
  ③为支持目录应用导向与部门协作业务自动驱动,各相关的业务系统将进行跨部门的整合,进行系统再造,通过减少数据冗余、流程改进来提高公共服务的效率。)
  协同办公软件与OA系统的区别和渊源
  引言:协同软件OA有着千丝万缕的联系,但协同软件与OA又有着本质的不同。正确理解协同软件与OA的关系,释清对协同软件疑虑,防止肆意张贴“协同”的标签,有利于协同软件全行业的健康发展。
  进入2005年,协同软件在我国已经走过了5个年头。在一批专业协同软件厂商的倡导下,我国协同软件的市场和产品已经渐渐趋于成熟,用户需求呈爆发性增长态势,被媒体称之为协同软件的“井喷”现象。
  中国协同软件之所以炙手可热主要是源于客户的需求,随着互联网的普及以及企业网络的不断升级完善,基于互联网的应用需求逐渐爆发出来,尤其是外包、全球化办公等业务模式的出现,使得多人、多组织通过协同完成一个工作的需求非常大。这之中的很多需求是现有的软件产品无法实现的,这正是协同软件的市场空间所在。进入协同软件市场的每一个厂商都有不同的理念,协同软件产品的功能定位也各不一样。就目前我国的协同软件应用来看,有50%以上应用在行政办公管理方面,剩余不到50%应用主要分布在政府职能业务、人事、客户、供应商等方面,应用于产品协同制造CPC还比较少见。
  由于协同软件在行政办公领域的广泛应用,许多人将协同软件与OA(Office Automation)软件等同起来。事实上,虽然协同软件与OA与着千丝万缕的联系,但协同软件与OA在软件功能、应用理念等方面都有差别,不能简单等同。
  1、从名词看区别
  协同软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如、即时通信、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同软件概念也赋予了新的含义,例如结合了Internet、工作流、即时通讯和SOA等多种技术和手段。或者可以认为:协同办公、协同政务、协同商务等协同应用,以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具,组成了我们现在意义上的协同软件。
  OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的办公方式,支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。
  OA无论从概念还是应用上看,在我国都有比较长的发展历程。狭义的OA指辅助行政办公所需要的应用软件,主要包括:公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。广义的OA除了上述内容外,还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入,包括了办公室用的打字、复印等硬件,以及字表编辑软件等等。上世纪90年代中期以前,财务、人事等软件,因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求,因而也被划入OA软件的范畴。
  从以上关于协同软件和OA的概念可以看出,虽然协同软件与OA在应用上有许多类似之处,甚至功能上有许多重叠,但他们之间有着根本的区别。协同软件更关注的群组之间的协作,侧重于工作流、沟通交流等方面;OA软件是以计算机技术为基础,对办公资料、工作事项进行记录和反映。
  2、从历程看渊源
  OA相关的概念与软件产品,在我国由来已久。从上世纪70年代末开始,我国陆续开始实施了包括会计电算化在内的办公自动化试点工作。到90年代中期,国家和企业开始对OA进行了大量的人力和物力投入。当时,OA的应用还仅仅是停留在提高个人的办公效率上,例如将手工打印转移到电脑打印,或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据,查找内部信息。然而OA的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。能够将整体办公性能进行提高的,就只有在符合CSCW( Supported Cooperative Work,电脑化协同工作)意义下开发的办公软件系统才能够做到。因此从2000以后,国内许多软件厂商,开始在传统的OA应用软件里,引入了协同管理相关的理念和功能。

 
OA与管理软件的关系

  传统的ERP/CRM等管理软件多侧重于管理包括现金流、物流,建立一个刚性的管理系统,并且呈现出流程化、规范化的特征,而OA软件则转向管人、管事,后者称为“老板级的信息化”。
  企业发展变化快,不光是新产品推出快,整个组织结构也要快速变化适应新形势。但ERP很难做到这一点。ERP要求企业所有的流程都要为了适应它而重新规划重组,它要适应后台管理的变化真是无能为力,这却是OA的强项。
  OA使用户的管理及业务人员不再受办公室和网络的约束,从而实现一种移动办公、在家办公、远程办公等多种办公形式。另外,虽然坐在办公室内,管理的范围却并不局限于办公室,远在万里之外的分公司、办事处、其他城市的合作伙伴、经销商等,所有的沟通管理都可以突破办公室的边界。
  所以,上过ERP的厂家,会需要OA软件作为补充;一个企业想上信息化系统的时候,也可以选择先上OA软件,通过OA软件建造一个柔性系统,将来再逐步地去扩展刚性系统。
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